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§会务组的流程主导者（第1页）

§会务组——精品沙龙营销的流程主导者

精品沙龙营销最关键的岗位是会务组，它是精品沙龙营销的“灵魂”。会务组在整个沙龙营销过程中，从始至终都承担着关键的角色。如果说策划组是编剧，那么会务组就是导演，对整场精品沙龙营销活动起主导作用。会务组从拿到活动策划案开始的布局谋划，到过程的氛围管控，再到结果追踪辅导，事无巨细都要参与管理，是整个精品沙龙营销过程中最忙碌并且最关键的管理岗位，对整个流程起主导作用。

要想掌控全局，就需要会务组工作人员对整个流程了如指掌，并且具有丰富的会场管理经验，能够独立应对各种突发状况，做到处变不惊、有条不紊。这样，就可以避免传统沙龙营销过程中因缺少统一管理者而带来的细节经营难题。

如果要做好会务工作，会务组工作人员不仅要具有丰富的会场经验，更要了解客户心理，所以从业经验丰富的总监和经理做会务工作才是最合适的。

会务组在筹备期、活动期和服务期需要做好哪些事情呢？

一、筹备期工作职能与流程

筹备期是决定活动成功与否的关键时期，会务组工作的管控也要从这个阶段开始介入。在筹备期，会务组的核心工作包括以下几方面。

1．数据管控

我们经常说“数据是最美丽的语言”，那么在活动开始之前，做好充分的客户数据统计，自然能够帮我们更好地了解客户的情况，并且做好一切准备工作。

会务组在活动前的数据管控主要体现在三个方面。

一是管控营销员的邀约流程数据。

在传统的团队里，主管往往在追踪营销员邀约数据的时候，特别容易得到虚假的数据结果。

例如，主管让营销员邀约10人参会，往往到场的人数会大打折扣。因为主管只追踪了结果指标，并没有做过程指标的管控。会务组工作人员的核心工作就是管控到每一个数据节点——邀约成功率、邀请函递送率、二次回访成功率、会前确认成功率。只有确认好每一个过程指标，才能精准地达成结果指标。

二是管控客户质量。

在传统沙龙营销活动现场，主讲嘉宾讲解的案例和产品示例很难确保与客户需求完全匹配。原因是主讲嘉宾无法掌握客户的真实信息，主讲内容的设计如同无水之源、无本之木，缺乏依据，导致客户的体验感差，活动效果也自然大打折扣。

因此，在精品沙龙营销活动当中，要想实现对客户质量的把控，会务组就要收集真实的客户数据，将客户数据有效地反馈给主讲嘉宾，并且与主讲嘉宾协商内容的重新设定以及产品示例的二次包装。

表3-2是我们日常收集客户数据的调研表（该客户信息调研表在递送邀请函后，由客户经理填写交给会务组进行统筹数据统计），可以作为参考。

三是把控客户的产品需求。

每一场活动都要设计客户现场购买产品的互动奖励方案。这个方案的设计能够直接影响现场成交率，设计的过低或者过高都不利于客户的采购，只有提前把控客户的采购需求，才能精准地设计促成活动。

一般会务组会根据客户的平均采购能力来设计产品采购的入门门槛，再根据最高的采购可能性设计一等奖，并进行最后的调整。可见数据的收集和整理对于会务组的工作效能起着至关重要的作用。

2．物料筹备

作为精品沙龙营销的主导者和导演，会务组要根据“剧本”——活动策划案的要求选择会场，进行合理的会场布局，采购餐饮、礼品等，还要根据“剧本”的要求设计活动现场所需的各种营销展示工具以及产品促成工具等。

会务组需要快速统筹这些信息，根据物资的紧迫性以及使用场景来决定哪些是需要采购并且长期使用，哪些只需要租赁即可，哪些属于消耗品可以一次采购多次使用，并具体分配给哪个部门执行负责。

物料的统筹看起来是一件非常简单的事情，但实际上要做好合理地物料统筹，需要有一个清晰的物料管理表（见表3-3），同时也要在活动过程中做好物料管理。

管理物料从某种程度上来说就是管理流程和事件，因为一切流程和事件的发生都依托于物品。一名优秀的会务管理者一定也是非常优秀的物料管理员。物料管理一定要坚持物料领用责任制和物尽所能、物尽所用的原则。

物料领用责任制。

对于任何一名会务管理者，都需要做到事无巨细。然而，面对一些价格不高或者容易被忽略的物料，管理者自然也会对其忽视，这就造成了一定程度上的浪费，也可能会让整个活动漏洞百出，影响公司的整体利益。

举例来说，活动现场经常会出现一些电子设备遗失的问题，其原因是没有执行有效的管理手段。如果每一种可以反复利用的用品和工具都按照“谁领用谁归还”的方式进行领用，出现丢失由领用者自行赔偿，那么这种问题就会被避免。随着工作人员对这些问题的关注，他们自然也会更关注流程和公司的整体利益。

物尽所能。

在活动现场，我们都会准备很多礼品，而营销员最容易在向客户赠送礼品这个环节上犯错误。他们把礼品大量无偿地送给客户，但往往结果并不尽如人意。东西送了却没有达到预期的效果，就是没有做到物尽其用。营销员一定要确保每一个礼物送得都有意义和价值，这样才是真正的物尽所能。

物尽所用。

我们在活动中会遇到不同购买力以及对公司认知程度不尽相同的客户，甚至只是为了礼品才到现场的客户。作为公司的一员，我们要对客户有基本的判断，这样就可以把礼品送给对的人，这就是物尽所用。