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§会务组的流程主导者（第2页）

3．流程管控

会务组的流程管控一般在会前就已经开始了，筹备期的“预演未来”可以确保每个细节的完善，更是现场成功的关键。会务组就要在会前进行统筹管控，统一约好时间，为工作人员进行流程的梳理。由于有了统一的管控者，团队成员很容易被聚集和管理，会务管理者也可以通过与大家分别交流，了解到每个岗位的工作进度。

会务组的流程管控还体现在会议现场。比如活动什么时候开始举办，到了某个环节需要哪些岗位的人做好提前的准备，等等。这就像带兵打仗一样，并不是每个士兵都可以独自决断，而是由一个将军来统筹全局，确保每个岗位都能发挥最大化优势。同样，一个没有会务管理者的会议注定是混乱的。

有一次我参加一场沙龙，主办方要求客户18:00到。按常理，我们都会有或多或少的延迟，但不会超过半个小时。到了18:10的时候，主持人问一位领导活动什么时候开始。领导说：“5分钟后，你通知大家，还有5分钟活动就开始。”

结果到了18:30的时候，活动还没开始。我问主持人为什么没有开始。他说，他除了问了和我聊天的领导、另外一个部门的领导，还问了本次活动的主讲嘉宾，结果得到的都是不一样的答案，最后他还是听自己直属领导的。

从这个细节大家都能够感受到，一场活动没有一个会务管理者是多么可怕。

一场沙龙从客户进场到最后埋单，其实是一个加分的过程。客户进入会场的时候，如果沙龙是0分，那么到埋单就是100分。客户通过沙龙在过程中的体验感来加减分，优秀的会务管理者会在这个过程中不断感受客户的情绪和状态，并根据活动策划案的要求进行流程和节奏的调整，比如哪个地方需要把音乐放缓，哪个地方需要把节奏拉快，等等。

会务组工作人员可以通过会议流程管控表（见表3-4）来进行流程的管理和优化。

4．人员管控

会务组进行的人员管控主要就是管控各岗位的工作进度，并且根据各岗位的工作情况及时给予辅导和支持，以确保活动能够高效完成。会务组有权选择合适的岗位工作人员参与到活动中，也需要随时监督岗位的工作进度。所以，会务组的工作人员必须了解每个岗位的具体工作，掌握工作手册里的每个细节，这样才能够在同事需要帮助的时候及时施以援手。

二、活动期工作职能与流程

全体工作人员所做的一切准备，都需要精品沙龙营销的活动期展示给客户。会务组在活动期的主要工作职能就是做好现场人员的协调管控以及突发事件的应急处理，确保客户在现场的体验度良好。

1．活动现场的人员调控

活动现场的人员调控不仅表现在对内部人员的有效管理方面，也表现在对客户的管理上。客户来到活动现场，自然就成了活动的一部分。如果客户的配合度不够高，也会影响活动的整体效果。大家可能都遇到过沙龙活动现场跟“流水席”一样——客户来了一批，又走了一批。这样的效果不仅会让工作人员失去信心，同时也会让其他客户受到影响。

优秀的会务管理者可以通过一些小的技巧管控，让活动现场的各位参与者可以被调控起来。

技巧一：关门。

活动开始后，如果会场的门是打开的，就会给会场内的人制造逃离的欲望——外面总会有人走来走去，屋子内的人就会对未知的环境充满好奇，希望走出去看看。而关门就是制造一个封闭空间，让外部干扰不至于影响到房间内的客户。

技巧二：强服务。

很多客户在活动现场经常会借着去洗手间的机会离开，但事实上大部分客户并不是要处理非常紧急的工作，他们只是觉得活动开始阶段的内容对他们的吸引度不够而已。如果这时候礼仪人员站在客户出门的必经之路上，那些不是一定要离开的客户就会因为出门还要跟工作人员打招呼而觉得麻烦，就勉为其难地坐下听后面的内容，也许后半部分的某一个案例或者内容就吸引并触动他了。

当然，如果客户真的一定要去洗手间或者要办其他事情，礼仪人员也会跟进服务，确保让客户感受到贵宾般的服务。即便客户最终还是坚持要提前离开会场，礼仪人员就可以跟他讲：“先生女士，您好，活动结束后会送给每位客户一份精美礼品，您现在离开，我们的确没办法提前去会务组领取。我也理解您的确是遇到了急事，我把您的信息记录下来，待会儿会议结束了，我让邀请您来的客户经理帮您代领，再给您送过去。”这样的人员调控就将一切不必要的客户流失降到最低。

2．应急处理

活动现场的突**况会有很多，而且有些突**况是不可避免的，这就需要有一位经验丰富的会务管理者进行现场管理。在突**况发生后，做到及时处理，将影响降低到最低。

突**况有很多种，大部分的突**况都是小事情，比如，主讲嘉宾的电脑突然断电了。这种情况对于经常举办沙龙的人来讲可以说是家常便饭，只需要安排音控人员及时处理一下即可；有经验的主讲嘉宾也不会受到断电的影响，可以继续分享。这种小的突发状况就不会影响整体会议的效果。

然而，没有经验的会务组工作人员遇到这种情况，就会出现讲台上突然冲上来几个人，围着电脑解决问题的场面。这样现场客户的注意力就会转移到这几个人身上，之前营造的良好氛围就被破坏了，主讲嘉宾还要努力地将客户的注意力拉回到刚刚的内容上来。这无疑会影响会场效果。

当然，活动现场偶尔也会出现一些比较棘手的问题，这里我就不一一列举了。会务组工作人员只需要记住，在保证客户体验良好的情况下确保活动顺利进行，及时发现并处理问题，不影响会议进度即可。

三、服务期工作职能与流程

会务组是唯一一个需要从筹备期跟进到服务期的部门。一场活动举办得是否成功，最直接的评定标准就是目标完成了多少。然而业务的促成往往不仅在现场，更多是在后期追踪服务过程中实现的，所以会务组在服务期的核心工作就是协助追踪。

会务组的追踪要根据统计数据进行一对一追踪，既要追踪到场有签约意向的客户，也要对到场但意向不明显的客户进行追踪，对没有到场的客户也要进行全方位追踪。这就需要会务组从筹备期开始对客户的情况就要有数据统计。一般会后追踪时长为1周。

追踪的内容如表3-5所示。

此表每个会务组工作人员1张，从客户名单盘点时就要进行跟进。

假定盘点20位目标客户，邀约同意到场10位，实际到场5位，现场意向签单2位。我们都要把客户的具体情况填写到表格里，意向签单的客户的意向金额以及对哪些关键信息感兴趣也是需要记录的。比如有些客户对礼品感兴趣，有些客户对产品理念感兴趣，有些客户只是对产品利益感兴趣等。每场活动结束后，会务组工作人员都要针对现场客户情况给予反馈，对客户进行追踪判断，再由客户经理分别跟进，最终无论是否到场或者是否有购买意向的客户，都需要追踪转介绍。只有这样，才算是活动完美结束。

综上所述，会务组要统筹协调沙龙活动的正常流程，会务组工作人员需要对事情具有决断力，并且能够以目标为核心进行团队的统筹管理，一般建议具有较丰富管理经验的人来担任。即便要培养人才，也需要以老带新的方式在现场进行指导。

根据本章所讲解的会务组工作内容和要求，大家可以完成会务组工作职能手册（见表3-6）。