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第三章 学习经典的时间管理法（第3页）

这时候，我们不妨来为自己的时间做好规划，运用某些时间管理工具，提高一下自己的工作效率。而GTD（GettingThingsDons）就是这样的时间管056理方法之一。正如前面提到过的，人的记忆力和注意力集中时间是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。如果没有工具和方法的帮助，可能会让重要的事情到后来无法分配足够的时间做好，不重要的事情做了一堆，而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环。GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内能解决的事情，要立刻做完，从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在既定时间之前完成。GTD的核心理念在于，把心中想到的所有事情都收集到邮箱或者归档，让脑袋里只装一件事，这样才能心无挂念，全力以赴地做好工作，提高效率，达到无压状态。GTD时间管理的概念，会让你学会有取舍，有条理，把有限的资源进行合理的分配。进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。这就需要有耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾和执行。收集：将任务从大脑里清出来，形成待办列表。即把任务从大脑里清出来——填入收集的设备中——准备下一步的处理。

整理：整理待办任务、分类任务。不把任何信息放回收集箱，处理完一件任务就打一个对勾。如果任何一项工作需要做，就马上执行去做（如果花的时间少于两分钟）。或者委托别人完成，或者将其延期。否则就把它存档或删除、或是为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行。

组织：下一步行动、形成项目、等待处理、将来处理。回顾：按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统。回顾自己在过去一周或一月取得的进步，制订下一周或下一月的计划。执行：自然就是集中精神执行。可以将自己每天要做的事情写在一张纸上，标上优先级，然后选择一个自己感兴趣的，或者已经准备得比较充分的来做。做完一件，在纸上划掉一件，做完一件，划掉一件……这样总是能保持一个旺盛的斗志，当任务在一件一件地被消灭时，也在不断地接近成功。

那么，如何才能更好地运用GTD的方法，做好工作，提高效率呢？

GTD的核心思想是将你的所有的“工作”都从大脑中请出来，放在一个外部的系统中统一地组织和管理，让你的大脑专心地做思考工作，而不是记忆杂事。

有些时候，很多事情你根本没有计划进来，那么这个时候，你就需要对你现在，今后短时间内，中长时间类，甚至一生的事情做一个规划，并且把它们纳入到你的GTD中来。

GTD时间管理的好处是可以推动你每天持久专注、高效地工作。而高效为你带来的好处是更多可以自由支配的时间与财富，让你去享受生活，并且获得成就感与满足感。

制订合理的计划：方圆法则

前面我们提到过，要提前做好工作规划。但日常工作中，在制订每天的计划时，许多人可能会自信满满，以为考虑到了各个方面，并预留了可能出现的临时事务的解决时间，相信自己必定能够按时保质按量地完成任务。但是，在实践的过程中，往往却并不是如此！

回想一下，你是否经常抱怨：这么短的时间根本就是不可能完成的；这项任务没有指定截止时间，应该可以往后拖延一下的；昨天我已经处理了至少5个PPT了，今天没有必要再去做这么多事情……于是，即使你认为计划很完美，也总有不少事情被搁置，而到下班的时候，总有些事情还没有完成。若是不想加班，就会被拖到第二天、第三天……等到哪天再想起来的时候，却不一定有时间去处理，或者是即使有时间，也需要从头重新整理，浪费掉不少时间，从而降低一天的工作效率。

而之所以这样，与严谨的计划规则有着莫大的关系。想想，在我们成长的过程中，常被各种纪律所束缚，“没有规矩，不成方圆”，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。

“外圆内方”总括修身、处世、办事之要义。“方”是原则、是目标、也是本质；“圆”是策略、是途径、也是手段。处世办事只知“方”，少权变常碰壁，一事难成；只知“圆”，多机巧却是没有主见的墙头草。“方圆之理”才是智慧与通达的成功之道。

得意时早回头，失败时别灰心，这是人们根据长期生活积累而得到的经验之谈。俗话说：“圆的不稳，方的不滚。”圆为灵活性，为随机应变，为具体问题具体分析；方为原则性，为坚守一定之规，为以不变应万变。

《庄子·天下篇》中说：“矩虽然可以用来画方，但是矩本身不是方的，所以说矩不可以为方；规虽然可以用来画圆，但规本身不是圆的，所以说规也不可以为圆。”《算经》中说：“方中有圆者，谓之圆方；圆中有方者，谓之方圆。”古人的论述再一次说明了可方可圆的道理，值得我们去效法。

人不以规矩则废，家不以规矩则殆，国不以规矩则乱。规矩很重要，不懂规矩、不用规矩、不守规矩，就要出问题，就会栽跟头。

规矩处事，对个人严于律己，就能够确保职业生涯稳健发展，提升自身价值。既然我们在制订计划的过程中，需要受到多种规则和纪律的限制，那么，我们就要遵循方圆法则，制定合理的计划，为自己顺利完成工作提供更加可靠的保障。

世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才，然而他从15岁到过世为止，终其一生的作曲数量都是非常固定的，甚至可以用代数程式来计算。

历史学家梅尔·克朗兹勃待在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13060个电话，星期三、四则是12个，星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。

很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。

正所谓，凡事预则立，不预则废。计划是实现目标的蓝图，要成就每件事，就需要制订计划，脚踏实地、有步骤地去实现它。通过计划合理安排时间和任务，使自己达到目标，也使自己明确每一个任务的目的，促使自己实行。计划具有指向性，能帮助事情系统有序地完成。而要制订一个合理的计划，按照规则去完成任务，下面的一些方式可以作为参考。

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明确自己每一天的任务和目标，坚持不松懈。

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弄清目前的形势和机遇，知道为什么做。

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考虑好策略、措施和具体的工作事项，知道怎么做。

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明确什么时候开始，什么时候结束。

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过程监督，及时跟进，效果评估。

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在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

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即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。

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有不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门或同事、领导取得联系，将影响缩小在最小范围内。