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第六章 将计划精确到每一分钟（第4页）

在分解工作任务时，把以前的工作任务进行总结，然后再分解成多个细节。

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简明的内容和过程，概括说明本项工作任务的相关指标、方法和操作步骤等，要做到明白易懂。

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完成任务所要达到的标准。比如数量、时间等，这一步骤是最关键部分，越详细越好，还要记住这些数据，以便做到心中有数。

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把分解后的工作细节一一应用到具体行动中，在执行中每一步都紧靠细节要求。

很多时候，简单的方式才能最好地解决问题。想要成功地解决问题，并不一定非要经过烦琐复杂的程序，别把自己的思想局限于一点，想得简单一点，很多事情就能很彻底解决。在企业中，如果每个员工都建立一套自我量化管理法，一定会在工作中起到有效的防范作用，能够更好地提高工作成绩。

做完不等于完事，更要系统化

前面我们就提到过，不管我们把一件事情做得怎么样，是成功还是失败，要能从中学到东西，那就是要善于总结，一个懂得学习的人会进行认真总结，但一个杰出的企业会把做完的事系统化。

比如微软的说明书都非常厚，因为它在实践中不断总结经验。

或许有人会说，这么简单的东西哪里需要写得这么详细，这简直就是在浪费时间。其实在一块没有路的土地上，开辟一条路是要花费时间的，如果我们把自己走过的路进行归纳和总结，可以让别人踩着自己开辟的路走过126去，就能给别人节省很多时间。当然，除了企业对事件的系统化外，对于个人也完全可以将做完的事系统化。做事是否有条理是判断一个人做事严谨程度的标尺。能力再强的人，如果工作没有秩序，从开始就埋头于工作，势必会把工作弄得一团糟。条理分明能提高工作效率，使你不但掌握自己的生活，也会有更多的休闲时间。我们每个人都应该把做完的事系统化，在建立个人的工作系统之前，要坚持这样三个原则：第一要规范，第二要认真，第三要研究。只有每一件小事都以认真的态度、规范的方法去研究它，做好它，让它形成系统，才有可能做出大事业来。我们都知道消防队员行动特别迅速，如果像我们一样慢吞吞，一幢房子早烧光了。可是你有所不知，在消防队里，每个消防队员所有的工具都必须非常严谨地合理放置。晚上入睡，消防队员的衣物怎么穿、怎么脱、如何摆放，也都有十分明确的规范。否则，警报响起来，靴子找不到鞋带，裤子配不着皮带，怎么办。这都是消防员在工作中一点一点摸索出来的，他们把自己的所有经验形成了一个高效快速的反应系统。把每一件做过的事都形成系统的习惯，并不是一件容易的事。因此，把工作系统化不是一朝一夕的事情，需要长期的坚持，一个月不行，三个月，三个月再不行则更久，慢慢地就可以养成一种习惯，习惯了，不做反而会感觉缺少了点什么，这时就成了自然而然的习惯了。那么如何才能更好地将事情系统化，从而更好地完成工作呢？

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将自己要做的事情列出表来，不一定是今天、明天的，或许是之前做的，或者是以后要做的，都进行适当的归类。

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做事情之前，先花一定的时间进行思考，认清事情的本质，从而进行有效地分配。

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如果之前做过时间规划，甚至做过分类，那么在做现在的事情时也先进行对比归类，这样还未开始就会了解应该从哪一方面入手了。

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做完工作后，要记得总结和归类，为以后再处理类似的工作积累经验。

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凡事都贵在坚持，计划、总结、归类长久做下来，才能够达到事半功倍的效果。

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合理地规划好时间，遇到烦琐的事情或者是很多的事情时，先不要急躁，认清事情的本质和重要性以及急切程度来调配处理。

对于很多人来说，工作很可能都是一团乱麻，可是这其中有的人成功了，而有的人失败了。虽然成功有成功的理由，失败也有失败的原因，但细细分析之下，我们不难发现，在这些成功者身上有一个共同的特点：善于理清工作的步骤，让自己的工作系统化。

与其加班不如提前上班

在职场中，许多人都有一个通病，那就是踩着点到公司。经常会看到一些人在到了公司楼下的时候，风一般地跑着，而为了挤上电梯更是想尽办法。匆匆忙忙地进入办公室后，急躁不安地整理办公桌和相关文件，然后慌慌张张地开始一天的工作。

虽然每个公司都有一个确定的上班时间，但是，谁也无法保证，我们刚好可以在最后一刻赶到公司，开始工作。曾经有一次北京地铁10号线出现故障，不到半个小时里，就开出了上百个迟到证明。

130而且，面对一天要做的大堆事务，在开始之前，我们也不能保证在明确的几个小时内就能完成。所以，为了万无一失，为了能按时下班，而不会耽误自己的私人时间，我们不妨提早上班。柳小诗在公司工作已经有大半年的时间，从最初的勤勤恳恳、兢兢业业，认真完成每一项工作任务，渐渐变得倦怠，每天都在最后一刻匆匆忙忙进入办公室，然后坐到自己办公桌前，喘口气，再整理一天要处理的文件，等忙完这些，已经上班半个多小时了。接下来，因为上班的时候太赶了，脑子里一片迷糊，于是只得先去处理漫无边际的邮件回复和电话。等到恢复了精神，再去处理日程表上的事务时，一个上午已经快要过去。吃过午饭，休息一会儿，这才开始把心思集中到日程计划上，处理这一天的重要紧急工作。一下午的时间自然是不够用的，于是，到了下班的时间点，柳小诗依旧埋头在工作里，等到很晚才勉强将工作做完，然后疲惫地回家。因为晚上劳累到很晚，第二天自然就没有办法早起，重复前一天的动作，在最后一刻赶到公司，继续浪费上午的时间，然后晚上又不得不加班……长此以往，渐渐形成了恶性循环。柳小诗也觉得自己不能再这么下去了，每天都加班到深夜，这种工作状态让她觉得格外疲惫，但是，又不知该用什么方法来提高自己的工作效率，确保能在下班前完成各项紧急重要的工作。

于是，通过好友的介绍，柳小诗去向人事资源管理部的王经理请教。王经理向她提出了一个小小的建议——与其加班不如每天早到办公室，利用早到的时间，收拾一下自己办公桌的卫生，将自己的状态调整到最佳，然后，做好一天的日程计划，到了上班时间，就可以自然而然地进入到状态中去了。

柳小诗按照王经理的建议去做，果然，一段时间之后，工作效率大大提高，再也不需要没日没夜地加班了，而且还能抽出时间看几页书或是中途休息一下。因为不用再熬夜，整个人的精神状态也好了很多，工作的时候，更加精神百倍，工作快速而准确。

懒惰永远是人类的大敌，我们经常习惯懒惰却不能随时习惯勤奋，在工作中也是一样，恨不得恰巧赶在最后一秒进入办公室。但是，这样做的后果就是，我们不得不利用上班的时间来做一些与工作无关的事情，浪费了时间的同时，也使得自己的日程计划完全成了摆设，工作效率大大降低。

因此，我们何不试着提前一点到办公室，为自己一天的工作做好准备。其实，提早起床，可以让我们有充足的时间吃早饭，然后给自己化个漂亮的妆，心情愉悦地去上班。还可以趁着上班前的空当，给自己冲一杯咖啡，摊开资料，细细检讨各方面的细节。上班前的安静环境，很容易让人集中精力，将自己的状态调整到最佳。

加班这种事情，估计是大家都不喜欢的，这肯定也不是一个好现象，不论是对于公司还是普通员工。每个人的精力都是有限的，加班耗费了许多时间，可能导致睡眠不足或是第二天精神不济，本来可以轻松完成的事情，因为某些事情就没有办法按时完成。

因此，要杜绝加班，就不妨早来一点，早点儿将事情处理完。