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第八章 超赞的时间管理方法（第2页）

便笺纸用75mm×25mm的细长形和75mm×50mm偏大一点的规格都行。简单的事情记在细长形便笺纸上即可，复杂点的任务则可以用大一点的便笺纸，详细记录工作内容。在电话中听到任务后，也可以拿大一点的便笺纸直接当笔记纸用。

那么，如何才能够利用好便笺纸，从而提高自己的工作效率呢？

*将临时的事情及时地记录在便笺纸上，比如某个时候，你跟对方说“那么，我两小时后再打电话”，挂断电话后，将这件事写到便笺纸上。

*同时，把便笺纸贴到随时都能看到的地方，这才是重点。比如你若是从事案头工作较多，则可以在办公桌上专门为便笺纸腾出一个空间，然后把便笺纸挨个往上贴得满满的。

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可以将带有轻薄塑料包装的便笺纸事先放入钱包。我们一般很少会忘记随身携带钱包，这样有事情就可以及时地记录下来。

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给普通记事本也密密麻麻地贴上便笺纸后，它就能摇身一变，成为多功能记事本。我们可以贴换不同的便笺纸，将其变成具有收集编辑功能的记事本。

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其实笔记本电脑的手托部分也很适合贴便笺纸。浏览网页时，忽然想做笔记了——这时候，你可以立刻使用这种方法。如果你正操作电脑时来了个电话，也能快速地做电话记录。除此之外，贴上便笺纸还能隔绝污渍，以免弄脏电脑手托。

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可以利用便笺纸的颜色来区分具体信息的不同，比如绿色的记录客户信息，红色的记录重要的工作等，便于区分和运用。

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可以给自己或公司制作一个点子板，将自己平时的创意或想法及时记录下来，说不定某一天就能够用得上呢。

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如果很难习惯用便笺纸，不喜欢将自己的办公桌贴得花花绿绿的，那么也可以用电脑里的便笺纸，随便搜一款合适的便笺纸软件，一定能够让你的工作事半功倍的……在工作中，其实许多小用品都能够提供很好的帮助，只是我们不去应用而已，就像这小小的便笺纸，几乎每一个人都有，但是真正用的人却寥寥无几。

几张小小的便笺纸，却会为繁忙的工作提供巨大的便捷，从而大大地提升工作效率。那么，从现在开始，你是否应该开始尝试使用便笺纸的工作方式呢？

学会整理，摆脱“洪水”文件

工作中，我们每天总是要处理许许多多各种各样的文件，日积月累下来，恐怕整个办公桌上到处都会堆积着各种的文件，因此许多人，每天早晨匆匆来到办公室的第一件事，就是整理桌面上的那些文件，但即使是这样，通常在找寻需要的文件时，却是乱七八糟的一片摸。

那些在你桌子上摞得高高的文件应该引起你的重视。如果每天你都得处理这些堆积如山的东西，那么你将根本无法集中精力思考和处理更重要的事情。

梅尔·古兹到美国药品公司——华纳兰伯特公司任职时，该公司仅有90亿美元资产。在短短7年内，他将公司资产提升到近609亿美元。梅尔·古兹在介绍自己高效率工作的体会时说，他刚接手这个重任时，做的第一件事就是把一大堆没用的文件整理出来扔掉。

几乎每天人们都得花不少时间做这些事情：搬动一摞一摞让人一看就眼晕的白纸黑字的文件，一份一份地浏览分类，有时还必须回头检查一下里头是否有重要的东西。面对一大堆文件人们常觉得束手无策。

面对大量的文件，你必须花时间想想怎么处理，把属于自己工作范围内的文件留下来，结果是自己的时间安排被弄得一团糟；把认为是属于别人分内之事的文件送过去，把别人的时间也打乱；再有就是把肯定没用的文件拣出来扔掉。当你忙完文件已经下班，其他事只好留到明天处理。

大批的堆积要是你拿它们没有办法，结果就是你自己成为牺牲品，被看上去一点都不起眼的文件打垮。其实，简化这一工作进程的手段没什么秘密可言，就是一定要想法堵塞这些文件的源头。

那么，如何才能够处理好这些大量的文件，从而将自己从“洪水”当中解救出来呢？

*从现在开始，注意并分析一下那些有规律地送来的文件、时事通信、信件、报道、备忘录和垃圾信件，计算一下每天处理文件你要花掉的时间。然后再仔细判断，有哪些文件可以丢弃，或者哪些文件是可以省略的。

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对于报道或者备忘录，可以只把有用的内容留下，联系发送那些对你无用的印刷品或电子信件的机构，让他们把你的联系方式从列表中划去。

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取消订阅那些内容重复的时事通信、杂志和商业性报刊。如果你没时间去阅览，那就更没必要订阅这些杂志。你应该这样看待这些杂志的价值：如果你没时间来看这些东西，说明它们其实不怎么重要。

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找出那些真正有用的材料，至于别的则可以理直气壮地撂在一边不管。

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你完全可以在互联网上搜寻有价值的电子时事通信、电子刊物和网上新闻。

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通过某一邮件路径，与同事们以及下属职员们共享报刊与时事通信，这样就在总体上节省了大量的时间。

时间是人类最为宝贵的财富，如何利用好时间，往往是成功者和失败者最大的区别。如果每天都被文件的“洪水”所淹没，那么，你将永远也没有出头之日。所以，及时地调整自己的习惯，及时地改变自己的工作方法是很有必要的。