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第八章 超赞的时间管理方法（第4页）

那么，如何才能够更好地去搜集整理好常用的模板，从而更加高效率地工作呢？

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不论是自己还是同事用过的模板，都要先保留一份，而不要用过了就删掉。

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时间紧张而没有合适模板的情况下，要懂得利用现有模板来创建新模板。

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网上搜集来的PPT模板，更要保存。

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将不同类型不同风格的模板按照类别保存到不同的文件夹里。

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了解各种模板的样式和使用场合，有所筛选，而不要见到一个就保存一个，有很多可能是自己根本用不到的。

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也可以使用现有模板来改变当前的文件风格，使之与内容更加相符合。

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不要单纯通过网络，而要从各种途径获得需要的模板，然后保存。

*记清楚自己文件的保存路径，确保随时能找到合适的模板。

既然我们的工作中不可避免地要用到各种各样的办公模板，而我们也知存有相应的模板就可以大大节省自己的时间，提高工作效率。所以，我们就要适当收集相关模板，从而尽量提高自己的工作效率。

把书桌上文件资料建档、归类

在职场中，许多人每天早晨匆匆来到办公室后，要做的第一件事情，便是要先整理一下自己的办工桌，将已经做完的收起来，还未来得及做但是很紧急的放到手边，暂时不需要去做的事情归到文件夹里，然后才开始按照日程表的计划进行工作。

然而，这些整理并不是很系统，往往当作完这项工作，要去做下一项工作的时候，总是要从一大堆的文件里翻一遍，找出需要的文件。

可以想象一下，如果每天经常性地这样翻来翻去，那将是多么的麻烦和浪费时间呢。若是把这些时间都一分不落地用在重要紧急的工作中，还需要没日没夜地加班，甚至牺牲自己的娱乐休息时间吗？

因此，如果要想将这笔可观的时间省下来，去完成更多的工作，或者是为自己获得更多的休闲时间，那么就很有必要改变一下自己的工作方式了。而文件、资料的管理就是一种很好的方法。

文件管理技能是一种专业化很强、综合性很高的工作技能。对于大公司来说，文件管理的严格程度一般都有规定，小公司虽然界限模糊，但是对于每一个高效人士来说，将自己周围的办公环境收拾得干净整洁，一目了然，也是必需的课程。

很多时候，让你感到疲惫不堪的往往不是工作中的大量劳动，而是因为你没有良好的工作习惯，不能保持办公桌的整洁、有序，不能随手就可以找到自己需要的那份文件，从而降低了工作质量，加重了你的工作任务，影响了你对工作的乐趣。所以，在日常工作中，我们一定要保持自己的办公桌干净整洁，让各类文件都放在恰当的位置。

如今，每个人的工作都是很忙碌的，需要处理各种各样的文档、资料，再加上摆放一些日用品和自己喜欢的物品，小小的办公桌上经常摆放得满满的。如果不及时整理，那么肯定是乱七八糟的一片。而那种经常发生碰翻咖啡杯或者碰撒一地纸张的“悲剧”也会时常上演，因此应该好好整理一下自己的工作区域了，将各类文件资料建档归类，而不是一团糟地随意塞到办公桌的某个角落里。

把书桌上的文件资料建档、归类，以便于寻找，是提高工作效率的首要法宝。干净整洁的桌面带给人愉悦的心情。一天的工作结束之后，难免头昏脑涨，心情紧张，这时候，不妨拿出十几分钟的时间来整理一下办公桌，对自己的工作坐到心中有数，同时舒缓紧张心情。

整理桌面其实是打理工作的过程，将自己一天的工作都一一过目，同时也为明天的工作做好打算，避免盲目。同时养成干净整洁的好习惯，做事井然有序。

细节决定成败，整理桌面这样一个小习惯，在领导看来，也是一个良好的职业习惯，是走向成功的必要一步。而要整理好自己的桌面文件，下面的164一些方法或许可以作为参考。

准时下班的智慧　超有效的时间整理法*

批示完毕的文件，一定要转交出去，绝不能在自己手里过夜。

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将一些重要却不经常用的文件放进柜子里。

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暂时没有用的文件，一定要存入档案柜，绝不能杂乱地堆在眼前。

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将好几年前的文件扫描成电子版本或者存档，而不要一直堆在办公桌上。

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