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第八章 超赞的时间管理方法（第5页）

需要处理的文件，一定要整理好放在办公桌显著的位置，绝不能对待办的事情心中无数。

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将没有用的垃圾文件丢掉，清理一下繁杂的办公桌。

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认真总结一遍今天的工作，查缺补漏，计划一遍明天的工作。

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电脑里的文件也是如此，该丢的丢，该存档的存档。

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对于办公桌的其他安排：日常需要使用的东西应该转转椅子就能轻易够得到。

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不属于自己工作范围的文件立刻转手合适的人员。

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将不用的文件清理出去，不要再占据空间。

办公桌上杂乱无章，往往会让自己觉得有堆积如山的工作要做，可又毫无头绪，好像根本没时间或者做不完一样。面对大量的繁杂工作，你根本无法感受到工作的轻松和快乐。

如果腾出十几分钟，整理一下办公桌，梳理一下工作计划，舒缓一下紧张心情，然后在整洁的环境里深呼吸、踱几步，做一个认真的思考、简单的放松，心情愉快地结束今天，信心满怀地开始明天，那工作质量不提高都会是不可能的了。

灵活使用各种联络工具

在前面，我们就提到过要关注其他人的时间安排，协同工作，才能够将事情又快又好地完成。然而在工作中，很多时候，需要同事提供一个相关的资料，给她打了电话，将情况说明了，对方也答应得好好的，但就是不见文件送来，于是，工作就被迫往后拖延了很长一段时间，导致自己没办法在规定的期限内完成本来很轻松就能够完成的工作。

有时候，老板新派发了一项新工作，其中有些事情是需要其他部门协助来做的，于是，你将邮件发过去，征求对方的意见，以便确定工作的开始时间，166但是，对方却迟迟不肯给消息，于是，本来可以今天就可以开始的工作，硬是给拖延了三五天，所以在后面的工作过程中，就难免手忙脚乱……工作中，不管是我们求助于对方，希望对方与自己合作还是其他同事为某件事情来打扰自己，都会通过一定的方式让双方取得联系，确定对方可以现在为自己提供某种服务，然后才会积极实施。那么，我们在跟对方联络的过程中，就要确保对方能在自己所期望的时间内自觉地将意见表达出来或是将自己所希望的信息内容提供到位，这样才能保证我们所做的一切努力都是有用的。

所以，在跟对方取得联络的过程中，我们就要学会使用各种联络工具，不会因为联络不到位而影响自己下面的工作。在高速发展的现代社会，通信工具尤其是即时通信工具越来越发达，我们也能够得以更加方便且随心所欲地利用各种通信工具，来达成自己的目标。

但是，有些事非常的烦琐，即时通信工具也并不一定安全有效，为了保证高效工作，准时完成各种工作任务，我们必须学会在合适的环境情况下使用合适的通信工具，活用各类通信工具。

高大海是一名医疗器械的销售员，有着几十年的工作经验。刚做这一行的时候，非常的辛苦，经常要跑一些医院或者是药店，甚至有时候也会到一些小区去宣传，但即使自己请了居委会帮忙，许多时候效果也很差，而一些联络好的医院和药店，如果稍微疏于联络，人家就很有可能更换其他的公司了。为此，他花费不少功夫，去打好关系。

如今，随着他对网络知识了解越来越多，现在已经不用像之前那样天天去跑了，很多的时候，坐在电脑前，甚至是躺在**都可以将事情办好。

平日里，他会建一些客户的QQ群，及时跟大家沟通，而且还会关注大家的微博、微信等这些及时互动的信息，有什么需求的供应，便可以随时沟通，而且还不用花钱。现在做一些活动，也不用去跑社区联系，主要关注一些本地的社区论坛，经常会获得不错的效果。

不过，毕竟是做销售，所以只要是外出，总是习惯发放自己的名片，为此有一段时间，总是能够接到许多的广告电话和垃圾短信，就连邮件和QQ也总是有着许多的广告。后来，通过向同事了解，安装了一些拦截软件，同时随着邮箱的自助升级，也为自己拦截了大量的广告信息。总之，让他感觉到，现在是网络的时代，是科技的时代。

活用各种通信工具不会让别人浪费你的时间，及时取得你所想要的信息，而且确保一切都在自己的计划内行事，同时确保日程表不会被打扰或延后。这样可以适应组织的节奏性与周期性，也尽量不会给别人造成困扰。那么，如何才能够灵活地使用各种联络工具呢，或许下面的一些方式可以作为参考。

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对于重要的事情，一定要先打电话通知，然后发邮件将具体事件交代清楚。

*不论电话还是邮件，保持简短明了的开场白。

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对于不重要的事情，发邮件即可，等自己有时间的时候再去处理。

*控制通话时间，保持通话主题。

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对于紧急需要的东西，而对方又不方便联系，除了打电话，还要通过其他的即时通信工具，随时与对方保持联系，一旦对方有空闲时间，立刻索取。

*向同事请求协作时，要双方达成一致，不要随意打扰人家。

*对于老板传达的命令，一定要发邮件通知到每个员工，然后通知各个科室。

*自己能解决的事情就不要仰仗别人，要知道，大家都很忙。

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