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第九章 高效能办公室（第1页）

第九章高效能办公室

该选择最合适此项任务的人，有时却偏要选择在这方面毫无经验的人，因为企业需要培养人才。有时选择他是因为对他放心，有时觉得不放心却选择他，因为需要考验。

原通用电气董事长兼CEO杰克·韦尔奇有一句经典名言：“管得少就是管得好。”管得少并非说明管理的作用被弱化了，而是一种效率管理，可能会产生1000%的效果。同样，作为职场人员，尤其是管理层人员，我们也要善于授权。

企业要想实现战略目标，实行公司化的正规管理，领导者必须得转变意识，敢于授权，甘于授权。通过有效授权，才能将属于自己的时间全都用到重要的工作上，而不是“胡子眉毛一把抓”，从而大大提高工作效率。效率提高了，工作才能进行得快，进行得好，才能轻松完成每一个任务，才能体现出自己在职业生涯中的成就和作用。

反复做，不如第一次就做对

正如我们前面提到的，在工作中经常会遇到这样一些人，他们总是指望着明天，他们总是将目光盯在下一次，逃避问题。尽管从表面上看来，他们也很努力、很敬业，但结果却总是无法令人满意。主要的原因，就是他们并没有将所有的期盼都投放到第一次工作中，因此没有做好充分的准备，没有更加细致，没有充分地去完善。

美国著名管理学家克劳士比“零缺陷”理论的精髓之一就是“第一次就把事情做对”。这不仅是一句激励士气的口号、企业最重要的经营之道，而且还是对员工工作态度的要求，是每一个员工个人的成功之道。同时，这更是一种对错误“不害怕、不接受、不放过”的工作态度，要求每一个员工都认真负责，一丝不苟。自然，这也是领导对你所期待的。

时时刻刻提醒自己要尽最大的可能，在接手每一份工作时，抱着“一次就做对”的信念，也是对品质的要求，只有“第一次就做对”，才能尽可能减少废品，保证质量。这需要拥有扎实的职业技能，做每一个工作都能够做好充分的准备。每个人只有把事情一步一步地做对了，才可能达到第一次就把事情做好的境界。

企业中每个人的目标都应是“第一次就把事情完全做对”，至于如何才能做到在第一次就把事情做对，克劳士比先生也给了我们正确的答案。这就是首先要知道什么是“对”，如何做才能达到“对”这个标准。

如今许多大型的工厂都是流水线作业，如果每一个零配件生产出来之后马上就被送去组装，因为没有库存，任何一个环节出了质量问题，都会导致全线停产，所以必须百分之百地“第一次”就把事情做对。

“第一次就把事情做对”，这几乎是每个企业对员工最基本的要求。但在工作中，有时即使是最简单的工作，还是有人一再出错。

某广告公司的员工就犯过这样的一个错误，在为客户制作的宣传广告中，将客户的联系电话中的一个数字弄错了。当他们把制作的宣传单交给客户时，客户由于时间紧，第二天就要在产品新闻发布会上使用它，因此没有详细审核就接收了。直到新闻发布会结束后，在整理剩下的宣传单时，才发现关键的联系电话有错误，而这样的宣传单已发放了5000多份。

客户一怒之下，向广告公司要求巨额赔偿。由于错在己方，而且客户召开新闻发布会的费用的确巨大，无奈之下，广告公司只好按照客户的要求进行了赔偿。但事情并没有就此结束，这件事情传开后，广告公司便在客户中失去了信誉，渐渐没有生意可做了，因为没有人再敢把自己的业务交给他们去做，害怕再出差错给自己造成麻烦和损失。

也许有人心里在想：“第一次没做对不要紧的嘛，我可以做第二次，做第三次。”是的，第一次没做对时可以重新做第二次，甚至是第三次，但是这样做既浪费时间又会浪费精力，假如没有及时发现错误，就会像上文中提174到的广告公司那样，给自己和他人都造成损失。一次小小的失误，就把一家本来极有前途的广告公司打垮了。我们不妨设想一下，假如广告公司的员工在工作中能细心点，能一次就把事情做对，那么，这样的现象是完全可以避免的。现实中很少有人把“第一次就把事情做对”作为自己的日常习惯的。虽然很多人都知道第一次未把事情做对会是什么样的后果——更多的时间、更多的精力、更高的成本。大部分人都拥有良好的动机，结果却往往差强人意。第一次没把事情做对，忙着改错，改错中又很容易出新的错误，恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙，还会放大到让很多人跟着你忙，造成整个团队工作效能低下。所以，盲目的忙乱毫无价值，必须终止。再忙，我们也要在必要的时候停下来思考一下，用脑子使巧劲解决问题，而不盲目地拼体力交差，第一次就把事情做好，把该做的工作做到位，这正是解决“盲症”的要诀。那么，如何才能够在第一次就把事情做对，从而更顺利地完成工作呢？

抓住重点，先做老板看重之事

大多数工作中都是忙得焦头烂额，尤其是现在各种竞争日趋激烈，烦琐的工作也经常会被我们忘记，或者是拖延一些小事件。然而，往往却因为越来越繁忙，或者又有了更加重要的工作，而将这些原本就没有在计划内的临时性事件给无限往后拖延。但是，往往这些临时性的事情里，不乏会有老板亲自交代的，并且急需结果的事件。

结果，等到老板问起来的时候，要么是恍然大惊，着急忙慌地去处理，要么就会开始找一大堆的借口：工作太忙了，时间不够用，重要的事情很176多，紧急的事情也很多……总之，就是自己手上的工作远远比这件事情要重要而且紧急，所以我们才不得已将此事延后，甚至一忙起来就“不小心”忘记了。相信没有任何一个老板会喜欢那种，自己交代的事情，到了要结果的时候，却根本没有做的员工吧。作为公司的一员，任何时候，都不要自作聪明地设计工作期限，希望工作的完成期限会按照自己的计划而后延。优秀的员工都会牢记工作期限，并清晰地明白，最理想的任务完成日期是昨天。老板是世上最“心急”的人，为了生存，他们恨不能把每一分钟掰成八瓣。在人才竞争激烈的公司里，要想立于不败之地，员工都必须奉行“把工作完成在昨天”的工作理念。一个总能在“昨天”完成工作的员工，永远是成功的。当老板指挥你做什么事情，却不会告诉你具体的工作步骤，立即动手，才能保证所得到的信息不会被遗漏。而且，积极、主动的工作态度不仅能够赢得领导的赞赏，而且有足够的时间把领导交代的事情做得更好。今天能够完成的事情绝对不要拖到明天。不为自己找任何借口，不论什么工作，都要立刻去做。留给老板良好的第一印象才是至关重要的。那么，如何才能及时地做好老板看重的事情呢？

*理解上级意图。

*

多听，少说，多做。绝大多数情况下，很多决策都是老板已经拍板了才会告诉我们，直接让我们去执行。这个时候，我们只要听明白老板的话，准确领会了他的意图，然后去执行就是了。

*制订执行计划。

*

老板交代重要事情时，要洗耳恭听，不要轻易地打断他，最后将自己不明白的地方说出来，让老板给予更进一步的解释。

*要及时付诸实际行动。

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站在对方的立场考虑问题。比如有些事情的确存在着客观困难，一时半会不好解决，而领导又要求尽快解决，怎么办？换位思考，理解老板的难处，然后跟领导协商，通过沟通一起找办法解决。

*及时检查，校正执行偏差。

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首先要有心理意愿，只有想到，才能做到。在接到老板授权时，要立即做好心理准备，全心全意去完成这件事情。

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力挺老板，在他的关键或危机时刻用你坚定乐观的信念和卓有成效的行动结果给予其最大限度的支持。

*完善执行体系。

*

每一个员工都需要学会表现，不仅仅在人前表现，还要在人后表现。

*

提前完成工作会留给老板勤奋刻苦的好印象，而拖延只会让老板觉得你懒散。

*争取在一天的时间内完成更多的事情，将工作效率大大提高。

在工作中，我们不仅要学会将时间安排得恰到好处，还要有预留的时间来处理临时加进来的事务，因为这有可能是你工作的头等大事，比任何重要或是紧急的工作都更加急切，自然也包括老板亲自交代过的一些事务。

“听命行事”不再是优秀员工模式，能够主动将“听来”的命令积极做好的员工才是老板最需要的。相信每个职场中人都想成为老板最需要的员工，但只有那些不论老板是否安排任务、自己主动促成业务的员工，接受任务、遇到问题后不会推脱的员工，能够主动请缨、排除万难、为公司创造价值的员工，才是老板最需要的员工。只有办好了老板派发下来的任务，才能得到老板的赏识，才能成为老板身边重要的员工。