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第九章 高效能办公室（第4页）

使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。

估计大多数人，每天早上匆匆忙忙进入办公室之后，打开电脑的第一件事，就会先去查看自己的邮箱：有没有新的客户需要回访，有没有新的任务需要传达，有没有临近的会议需要出席，公司有没有新的项目需要策划……许多时候，等将邮箱里的邮件一一回复完毕，想要着手去做其他工作的时候，邮箱里却又有了新的邮件，然后你又不得不放下手边的工作，先去回复邮件，以防耽误了重要紧急的事情。这样做的结果，往往是，一天下来，还没等你做完几件事情，就已经到了下班时间。

许多人会因此而开始抱怨：事情太多而时间太紧，根本没有办法完成这么多的事情。那么，要保持高效的工作节奏，就要避免电子邮件给我们带来的困扰，在固定的时间里收发电子邮件，而将主要精力放在其他重要工作上。

虽然电子邮件方便了交流沟通，但同时也耗费了你的时间。电子邮件明显有它的弊端，会让职员不能专心于重要的工作，模糊了沟通渠道，还常常产生额外的工作。所以，我们要学会在适当的时间收发电子邮件，而不是将全部精力都放在收发电子邮件上。

如果你能充分利用电子邮件的优点而避免其浪费时间的种种陷阱的话，电子邮件就是一个强大的工具了。如果你知道如何高效地利用电子邮件的话，它将会帮你节约大量时间，这些技巧包含在发送邮件和接收邮件的过程中。

选择适当的时间处理邮件，就不会随时被打断工作思路。将主要精力放在重要工作上，就不至于“捡了芝麻丢了西瓜”。

邮件里所包含的信息即使重要，也不一定是最紧急的，完全没有必要时时刻刻惦记着回复与查收邮件。很多邮件可能跟自己并没有直接关系，不要把时间浪费在这上面。那么，如何才能够更好地处理电子邮件，提高工作效率呢？

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要快速弄清楚电子邮件所表达的意思和包含的重要信息。

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不适合电子邮件讨论的事宜，要学会采取更有效的方法。

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采用更好的沟通平台进行讨论。

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适当过滤垃圾邮件。

*弄清楚该邮件与自己的关系——直接还是间接，或是无关，采取恰当的措施。

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和自己没有直接关系或是不明其意的邮件，直接忽略。

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对方希望自己做什么或是希望对方做什么，一定要表达得清晰明了。

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需要领导来决策的邮件立刻转发，并通过有效方式来提醒老板。

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创建良好的文字构架。

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有效编辑邮件，给人清爽干净的感觉。

虽然邮件不可避免地给我们带来一些麻烦，浪费了不少时间，但同时，我们也不能否认它给我们的工作生活带来了便利，电子邮件基本已经成为我们生活工作的必需品，很多时候更是需要电子邮件来发挥它的超强能力。所以，我们就要想办法避免邮件所带来的弊端，而尽情享受它给我们带来的便利和简洁。

谈话和会议，避免漫无目的

在日常工作中，谁都不可能遗世独立，埋头做自己的事情就可以。因此，在与同事、领导或是客户打交道的过程中，总免不了面对各种各样的谈话或是会议。

经常会有跟客户通电话的时候，说着说着就不自觉地转到了跟工作毫不相关的闲聊上面，兴高采烈地话家常，于是，时间就不知不觉被浪费掉了；在会议期间，因为迟迟拿不定主意，所以会议的时间被一拖再拖，不知不觉中，又浪费掉了很多的时间……我们经常跟各式各样的人打交道，但往往由于各种各样的原因，我们没有自始至终把注意力集中在一件事情上，也就是自己最初的目的，而是在不停的谈话中，渐渐忘却了这个目的，于是，谈话变得毫无意义，且浪费自己的好多时间，导致自己没有时间去完成接下来的工作或是计划表上的事情。

漫长的谈话和无重点的会议，不仅会大大浪费我们的时间，让我们的工作变得紧张而无序。为了避免时间被无意义地浪费掉，我们就要学会适时掐断无意义的谈话和冗长而找不到重点的会议。

之所以使得谈话和会议变得毫无意义，往往是条理不清晰，谈话没有技巧，不能及时切入主题。瞻前顾后，吞吞吐吐，不明确自己的目的，没有事先总结谈话或是会议要点。

要学会巧用各种小动作来提示对方，自己的时间很宝贵，还有很重要的事情需要去做，及时从这些事情中解脱，将时间花费到真正需要的事情上去。

每个人每天都只有24小时，不同之处在于时间的单位价值。因此提高时间的价值就是提高单位时间的价值，它有两种办法：一是在单位时间内做更多的事情；二是在单位时间内做更重要的事情。那么，如何做才能够及时摆脱这种毫无意义的谈话和会议呢，提高自己时间的单位价值呢？

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每次通电话之前，先想清楚自己的目的。

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控制会议时间，确保与会人员不要迟到。

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适当寒暄几句，快速进入主题。